Una plantilla de urgencia para diseñar y ejecutar un plan.

Nuestras instituciones se mueven a la deriva, como impulsadas por una inercia histórica, mientras los ciudadanos asistimos atónitos a un viaje sin rumbo a ninguna parte, sin sentido de la orientación ni horizontes ni metas que alcanzar. Necesitamos con urgencia que quienes dirigen nuestras organizaciones, además de gestionar, aprendan a diseñar y ejecutar planes que transformen la sociedad y abran nuevos futuros. Y esto es aplicable también al diseño de nuestras propias vidas.

Quiero elaborar un plan ¿cómo lo hago?

A continuación te voy a proponer que trabajes cada uno de los apartados de la plantilla que te hemos proporcionado, apoyándote en una serie de orientaciones y ejemplos que te ofrecemos.

Esta herramienta en fase más avanzada la utilizamos para entrenar a las organizaciones en la planeación desde una perspectiva eminentemente práctica, a través de sesiones presenciales (talleres), coaching, mentoring y formación MOOC; en las que los equipos además de aprender, diseñan y ejecutan su propio plan.

La utilidad de esta herramienta es múltiple: diseñar tu plan de vida, empresa, equipo, organización, políticas públicas… Aquí utilizamos como referencia en la que te puedas guiar, un ejemplo para el diseño de un plan cultural en una ciudad.

MI LEGADO. Desarrollar el sentido del legado: ¿Qué obra quieres dejar cuando ya no estés?

Independientemente de la responsabilidad que tengas en una organización, tu acción no puede estar enfocada a cumplir con el rigor de las obligaciones y pasar sin pena ni gloria. Tu mente tiene que estar puesta en hacer una diferencia, una contribución al mundo.

La aspiración de dejar un legado (aunque no lo escribas, piensa en el legado que vas a dejar al mundo).

Por ejemplo: «Dejaré una ciudad de referencia cultural en el mundo … Y esa será la obra por la que seré recordado».

MI VISIÓN DE LA OBRA TERMINADA. Desarrollar el sentido de la visión: ¿Cómo se recrea y concreta la idea del legado en imágenes y detalles?

La cosa no va a ocurrir sólo con la idea de ser una persona recordada por hacer algo grande, a partir del legado debes construir un relato que puedas sintetizar en una imagen fácil de fijar en el imaginario colectivo.

Hay dos formas de construir la visión: inventarla tú solo, o convocar a la gente para coinventarla (participación). La fortaleza de la visión se fragua conjugando las sensibilidades de la gente (identidades) con sus aspiraciones colectivas (deseos), en su configuración interviene el pasado y el futuro.

Las personas tenemos dificultades para construir visiones, por eso tendemos a unirnos a quien nos ofrece una visión poderosa.

La versión ampliada del legado, cómo va a ser la obra terminada (dos párrafos).

Por ejemplo: «Así es la puesta en valor de nuestras tradiciones … La ciudad tiene actividades organizadas desde los barrios a lo largo de todo el año … Desde las actividades dinamizamos la vida económica local,  haciendo partícipes a los diferentes sectores productivos… La ciudad y su aspecto tiene los siguientes rasgos diferenciadores respecto al resto de ciudades del mundo …».

LA MISIÓN. Desarrollar el sentido de la concreción: ¿Cómo se puede verificar que hemos logrado hacer realidad la visión?

Si nos quedamos atrapados en la visión y no establecemos un hito verificable para comprobar la realización de la obra, sólo habremos declarado un deseo y unas intenciones. Necesitamos poner fecha y concreción a la materialización de la visión.

La concreción de la visión con una fecha (una frase).

Por ejemplo: «En 5 años habremos conseguido el máximo galardón de nuestra región a la innovación cultural».

DESDE QUÉ PRINCIPIOS Y VALORES. El sentido de los principios y valores determinan la calidad del legado: ¿Qué principios van a definir tu legado?

Solemos confundir principios y valores, podemos decir que los principios son valores universales que están presentes en muchas culturas y civilizaciones (solidaridad, igualdad, fraternidad…). Los valores son más locales y a veces enfrentados a los principios (Hitler estaba inspirado por fuertes valores).

Dejar una impronta en el mundo tiene sentido si se sustenta sobre principios y valores positivos. Tú decides.

Los principios que inspiran la visión  (una breve relación con tres ó cuatro principios).

Por ejemplo: «Y construiremos nuestro proyecto cultural para promover la igualdad, la solidaridad y el valor de la cooperación entre nuestros vecinos…».

LOS OBJETIVOS. El establecimiento y cuantificación de los objetivos en forma de resultados. Aprender a ver los objetivos como resultados. ¿Cuáles van a ser los resultados?

Necesitamos precisar los resultados prácticos de lo que vamos a conseguir, dicha concreción actuará como una serie de dianas para dirigir nuestra acción.

Los resultados que concretan el logro (una breve relación con tres ó cuatro resultados).

Por ejemplo: «Una sociedad civil organizada y movilizada, crecimiento de la actividad económica en torno a la cultura, aumento del número de empleos…».

AHORA NECESITO UN PLAN. ¿Qué plan vamos a seguir?

Mediante la elaboración de un plan vamos identificando, ordenando y encajando las piezas que necesitamos para alcanzar la misión.

¿Para qué personas? ¿Con qué personas? ¿Qué recursos? ¿Qué hitos o etapas? ¿Qué programas? ¿Qué proyectos? ¿Qué actividades?

Ahora identifico los elementos para hacer el plan (unas frases).

Por ejemplo: «las personas a las que está dirigido, las alianzas, los recursos necesarios, hitos, programas, proyectos, actividades…».

PARA QUÉ PERSONAS. ¿A qué personas vamos a mejorar la vida?

El sentido de todo legado es hacer más felices a las personas, aliarse con sus sensibilidades y aspiraciones, hacerse cargo de sus aflicciones.

La entrega a las personas mide la calidad y el impacto del legado. La medida del éxito se encuentra en este factor, por eso la identificación y la presencia permanente «in mente» de esas personas da sentido a todo el trabajo.

Las personas a las que el legado hará más felices (un párrafo con una breve descripción).

Por ejemplo: «Las personas de mi ciudad rescatarán su cultura, serán más unidas, creerán más en lo que pueden hacer juntas, tendrán una vida social y económica más rica…. Está dirigido a los niños, jóvenes, asociaciones, trabajadores, empresas de la ciudad, y en general a todos los habitantes».

CON QUÉ PERSONAS. ¿Con quién vas a contar para hacerlo? ¿Quién te va a ayudar?

Construir un legado sólo se puede hacer desde un proyecto colectivo incluyente, con personas que piensan como tú y otras que lo hacen de manera diferente. Tendrás que diseñar una red de personas y organizaciones con las que compartir y abordar el proyecto, todo ello te convoca a cultivar la participación y a empoderar a tu gente.

Las personas que van a construir la obra contigo (un párrafo con una breve descripción).

Por ejemplo: «Y para hacerlo vamos a trabajar con todas las asociaciones (vecinos, jóvenes, mujeres), empresas, artistas, artesanos, trabajadores, líderes locales… A los que pediremos que asuman estos roles …».

LOS RECURSOS NECESARIOS. ¿Qué medios son necesarios para conseguir la misión? ¿Cómo movilizarnos para conseguirlos?

Cuando para construir una gran obra te excusas en la falta de recursos, el problema no son los recursos, el problema eres tú. Si se ha construido bien la visión y responde a los deseos y aspiraciones de la gente, los recursos se identifican, etiquetan y conjugan para conseguir los objetivos.

Una vez construida la red de colaboración, ya tenemos los recursos críticos para hacer la obra, el resto tendremos que conseguirlos ampliando la red (clientes, prescriptores, financiadores, proveedores…).

Los recursos que ya tenemos y los que nos faltan (un párrafo).

Por ejemplo: «Las asociaciones se ocupan de llevar a cabo los eventos …. Las empresas… Los artistas y artesanos… Nos faltan los siguientes recursos …. Para cuya consecución vamos a cerrar alianzas con las siguientes entidades…».

LOS PROGRAMAS. ¿Qué programas voy a definir para llevar a cabo el plan? ¿Cómo troceo el plan para su ejecución? ¿Qué persona será responsable de cada programa?

Ahora se trata de organizar el plan en torno a programas para hacer operativa su ejecución. Es muy importante que detrás de cada programa haya una persona responsables.

También puedes asignar personas y recursos a cada programa.

Todo ello debes modularlo según la naturaleza y características de tu plan.

Los programas de los que se compone el plan (una relación de tres ó cuatro frases).

Por ejemplo: «Programa 1. Recuperación de tradiciones culturales… Programa 2. Recuperación de espacios e infraestructuras para eventos … Programa 3. Eventos culturales en los barrios …. Programa 4. ….».

LOS PROYECTOS. ¿Qué proyectos voy a diseñar para cada programa?

Ahora, para cada programa se definen los proyectos.

Los proyectos que componen cada programa (una relación de dos ó tres frases por programa)

Por ejemplo: «Programa 1. Recuperación de tradiciones culturales… Proyecto 1.1. Investigación y documentación de juegos tradicionales… Proyecto 1.2. Recuperación del folclore… Proyecto 1.3. …».

LAS ACTIVIDADES. ¿Qué actividades componen cada proyecto?

Ahora se trata de desgranar las actividades de cada proyecto.

Las actividades que componen cada proyecto (una relación de dos ó tres frases por proyecto)

Por ejemplo: «Proyecto 1.1. Investigación y documentación de juegos tradicionales… Actividad 1.1.1. Elaboración de una ficha descriptiva de cada juego. Actividad 1.1.2. Recreación de cada juego en el museo del juego con los medios para practicarlo. Actividad 1.1.3. Concurso popular de juegos tradicionales…».

LOS HITOS Y ETAPAS. ¿Cuál es la planificación temporal? ¿Cuáles son los momentos y las fases para lograr la misión?

Ahora se trata de dar concreción temporal a los programas, proyectos y actividades contemplados en el plan de acción.

Puedes fijar las fases de ejecución y una temporalización por meses y años (según la naturaleza y marco temporal de tu plan).

Los hitos y etapas (una actividades que componen cada proyecto (una plantilla cuadriculada donde puedas representar los hitos y etapas).

Por ejemplo: «Para el desarrollo del plan establecemos 3 grandes fases que comprenden 5 años, distribuyendo  los programas, proyectos y actividades por el orden siguiente… Mes 1, 2, 3 …».

Ahora podrías continuar tu plan sumando a otras ciudades para crear una política cultural en tu región o tu país. No esperes a que esto lo haga el gobierno o la divina providencia porque ambos están enredados en otros problemas. No es tan difícil ¿no? Además este enfoque responde a un nuevo modelo de gobernanza que profundiza en la democracia, el empoderamiento y la participación ciudadana, el enfoque ascendente, el principio de subsidiariedad (un asunto debe ser resuelto por la autoridad más próxima al objeto del problema)…

La excelencia en el proceso se alcanza con la aplicación de Los 6 Dominios transversales: escuchar, declarar, afirmar, enjuiciar, pedir, prometer. Y los 9 Niveles de excelencia: dirección, relaciones internas, relaciones externas, trabajo, aprendizaje, renovación, emocionalidad, planificación y evaluación.

Cuando un presidente, ministro o alcalde toman posesión de su cargo, tendemos a pensar que tienen un plan en la cabeza. Y no es así, entre otras cosas porque la mayoría no ha estudiado eso en ninguna parte. Y cuando me refiero al plan, no estoy hablando del programa electoral o el ideario político, que es otra cosa.

Por tanto, quítate de la cabeza de que alguien tiene un plan para ti, tu ciudad o tu país. Aunque para  ser justo, sí hay líderes que tienen un plan, pero hay que reconocer que son minoría. Y esto no es ninguna crítica fácil a los gobernantes de los países democráticos, sino la constatación de una anomalía en el diseño de la democracia.

Cuando el responsable político accede a su cargo, aunque tenga una idea (plan embrionario), el encontronazo con las tareas del día a día, le embarcan automáticamente en la gestión de los problemas del presente. Y la tarea política que es planeación, estrategia y apertura de espacios de futuro; queda en vía muerta, pues toda la energía (a veces en jornadas maratonianas de trabajo) queda absorbida por la gestión. De esa forma las grandes tareas de gobierno como la educación, el empleo, el modelo productivo o la cultura, quedan a la deriva durante décadas sin que nadie se ocupe de su planeación y transformación. La doble función de la política (gestionar el presente y construir el futuro), ha quedado relegada a una sola (gestionar el presente). Definitivamente lo urgente impide que se haga lo importante.

Además, la planeación y su aprendizaje no sólo es tarea y patrimonio de políticos, empresarios, directores o gerentes. Es una base de competencias necesarias para conducir cualquier organización, y lo que es más importante, tu vida personal y profesional.

La velocidad del cambio que caracteriza a nuestro tiempo, precisa de una planeación flexible, de ahí que cuando tengas tu plan, deberás revisarlo y actualizarlo de manera permanente.

Adelante !!!

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